Het extranet van de FFJDA is het platform waar alle operaties met betrekking tot de graden van geregistreerde judoka’s plaatsvinden: inschrijvingen voor examens, opvolging van resultaten, homologatie van de banden. Voor een clubleider of een leraar is het beheersen van dit portaal essentieel om het vergeten van dossiers, verwerkingstijden en heen-en-weer communicatie met de regionale liga te voorkomen.
Rol van de clubvoorzitter en de leraar bij de validatie van de graden
De federale teksten 2026/2027 geven aan dat de validatie van de inschrijvingen voor gradenexamens de verantwoordelijkheid is van de clubvoorzitter en de leraar. Deze formele verantwoordelijkheid betekent dat geen enkele inschrijving op het extranet kan worden afgerond zonder goedkeuring van deze twee betrokkenen.
In de praktijk bevestigt de voorzitter de administratieve geschiktheid van de judoka (licentie up-to-date, geen disciplinaire sanctie), terwijl de leraar het technische niveau bevestigt. Het extranet maakt deze dubbele controle zichtbaar door middel van een validatiesysteem in twee stappen, te zien in de module “graden” van de clubruimte.
Een club die de graden op het extranet FFJDA zonder wrijving wil beheren, doet er goed aan een interne kalender op te stellen: de leraar bereidt de lijst van kandidaten voor, de voorzitter valideert de groep vóór de inschrijvingsdeadline die door de CORG is vastgesteld.
Inschrijvingen voor dan-examens op het extranet FFJDA
Sinds de herziening van het extranet, worden inschrijvingen voor gradenexamens uitsluitend online gedaan. Het indienen per post of via een papieren formulier dat naar de liga wordt gestuurd, wordt niet meer geaccepteerd voor kandidaten voor de dan.
Vereisten om te controleren voordat je een inschrijving opent
Voordat je de inschrijvingsmodule opent, moeten drie punten systematisch worden gecontroleerd:
- Het sportpaspoort van de judoka moet ingevuld en up-to-date zijn op het extranet, met de geschiedenis van de vorige banden correct geregistreerd.
- De licentie voor het huidige seizoen moet actief zijn. Een licentie die in afwachting van betaling is, blokkeert de inschrijving aan de serverzijde zonder expliciete foutmelding.
- De competitiepunten (voor de graden die onder het UV-systeem vallen) moeten verschijnen in het verslag van de kandidaat. Als er resultaten ontbreken, gaat de correctieverzoek via de CORG, niet via de club.
Deze controles nemen enkele minuten per kandidaat in beslag. Ze vooraf uitvoeren, in plaats van op de deadline, voorkomt de meeste technische blokkades die clubs tegenkomen.
Verloop van de invoer
De interface vraagt om de kandidaat te selecteren uit de lijst van geregistreerde leden van de club, en vervolgens om de beoogde graad en de gewenste examensessie te kiezen. Het systeem toont dan een samenvatting met eventuele waarschuwingen (ontbrekend document, niet nageleefd tijdsbestek tussen twee graden).
De validatie van de inschrijving genereert een ontvangstbevestiging die kan worden geraadpleegd in de geschiedenis van de club. Deze bevestiging dient als bewijs in geval van een geschil over de verwerking van een dossier.
Resultaten van graden en rol van de CORG op het extranet
De regionale gradencommissies (CORG) spelen een centrale rol in de digitale keten. Volgens de regelgeving 2026/2027, worden de resultaten van de proeven rechtstreeks door de CORG op het extranet ingevoerd, en vervolgens overgebracht naar het gradenboek van de judoka.
De club hoeft dus de resultaten van een dan-examen niet zelf te registreren. Het is echter aan hen om te controleren of de resultaten goed verschijnen op het dossier van de geregistreerde in de weken na de sessie. Een gebrek aan update na een redelijke termijn rechtvaardigt een melding bij de betreffende CORG.
Deze centralisatie maakt van het extranet het enige referentiepunt voor de federale traceerbaarheid van de graden. Het papieren paspoort blijft een officieel document, maar het is de digitale data die geldig is in geval van een afwijking.
Homologatie van buitenlandse graden en graden van JJB via het extranet
De clubs verwelkomen regelmatig judoka’s die in het buitenland zijn opgeleid of beoefenaars van Braziliaans jiu-jitsu (JJB) wiens graad door de federatie moet worden erkend. De procedure verloopt via gestandaardiseerde formulieren die beschikbaar zijn in PDF op de federale website.
Het ingevulde dossier wordt digitaal verzonden naar een speciaal adres van de FFJDA. De club kan de voortgang van de aanvraag volgen via het extranet zodra het dossier aan de federale kant is geregistreerd. Voor de prestaties van 5e en 6e dan zijn er specifieke formulieren beschikbaar, met aanvullende bewijsstukken (technisch verslag, bewijs van loopbaan).
Veelvoorkomende fouten bij homologatiedossiers
De eerste bron van afwijzing betreft niet-vertaalde documenten of onleesbare kopieën van diploma’s. De tweede is het verzenden van het dossier naar het verkeerde adres (regionale liga in plaats van de specifieke federale dienst). Controleer de exacte ontvanger op de pagina “Reglementen en procedures” van de federale website voordat je iets verzendt om een heen-en-weer van enkele weken te voorkomen.
Een club die meerdere homologatiegevallen per seizoen beheert, doet er goed aan een intern volgblad bij te houden met de verzenddatum, het betreffende licentienummer en de status die door de federatie is teruggegeven. Het extranet biedt nog geen speciaal dashboard voor deze specifieke aanvragen.
Het beheer van de graden op het extranet FFJDA berust op een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden tussen club, leraar en CORG. De uitsluitend digitale inschrijvingen, de gecentraliseerde invoer van resultaten en de gestandaardiseerde formulieren voor bijzondere gevallen vormen een samenhangende administratieve circuit. Het belangrijkste aandachtspunt blijft de voorafgaande controle van de vereisten van elke kandidaat, die de soepelheid van het hele proces bepaalt.
